Deutschlands Nachbarland im Osten ist nach wie vor ein beliebter und attraktiver Standort für deutsche Unternehmensgründer. Die Motive sind unterschiedlich. Den einen locken günstige Kostenstrukturen, andere der große Absatzmarkt.
Trotz der geografischen Nähe und einheitlicher Regelungen in der EU gibt es bei der Errichtung einer Firma in Polen einige Dinge zu beachten. Nachfolgende Gedanken und Hinweise beruhen auf Erfahrungen meiner langjährigen Tätigkeit als Rechtsanwalt und Advokat in Deutschland und Polen. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sind aber jeder für sich im Einzelnen beachtenswert.
Sollten Sie bereits über konkrete Pläne nachdenken, ihr Geschäft nach Polen auszudehnen, betrachten Sie diese Hinweise auch als Angebot meinerseits, Sie bei der Umsetzung dieser Vorhaben mit Rat und Tat zu unterstützen.
Unternehmensform: Gesellschaft mit beschränkter Haftung Sp. z. o. o.
Die beliebteste und unter zahlreichen Aspekten günstigste Unternehmensform für eine wirtschaftliche Tätigkeit kleiner und mittlerer Unternehmen ist auch in Polen die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, auf Polnisch Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o. o.).Ein polnische Sp. z o. o.ist genau wie in Deutschland eine Kapitalgesellschaft und entspricht auch in ihrer Struktur der deutschen GmbH. Die Mindesteinlage des Stammkapitals beträgt 5.000 PLN, also etwa 1.000 EUR. Es gibt keinerlei Einschränkungen hinsichtlich des Zwecks der Gesellschaft, es sei denn, es handelt sich um ein zulassungspflichtiges Gewerbe, für das spezielle gesetzliche Vorschriften gelten, die eingehalten werden müssen.
Auch die Herkunft und Nationalität der Gesellschafter einer polnischen Sp. z o. o. spielt keine Rolle, die Gründung ist also auch durch deutsche Gesellschafter ohne Einschränkungen möglich. In der Praxis wird von den Deutschen oft zunächst eine neue Gesellschaft gegründet, die dann Mehrheitsanteile an einer bestehenden polnischen Sp. z. o. o. durch Kauf oder durch Verschmelzung erwirbt. Das eröffnet sofort den Zugang zum Kundenstamm, kann aber mitunter auch steuerlich günstig sein, oder hilfreich, wenn es um Zulassungen und Zertifikate geht, z. B. im Umweltbereich, die die polnische Sp. z o. o. schon besitzt.
Die Formalitäten bei der Gründung einer Sp. z o. o. unterscheiden sich vom Verfahren in Deutschland nicht wesentlich. Es gibt aber einige Unterschiede bei der Ausgestaltung der Sp. z o. o., und alles ist auf Polnisch zu erledigen ist.Deshalb ist es von Vorteil, einen Partner wie meine Kanzlei zu haben, der nicht nur die Vorschriften und die zu gehenden Wege bestens kennt, sondern mit dem Sie auch alles auf Deutsch besprechen können. Denn trotz aller Umsicht tauchen mitunter ganz überraschend unvorhergesehene Probleme auf. Wenn z. B. bei der Einrichtung des Firmenkontos die Bank darauf besteht, dass der deutsche Geschäftsführer seinen Wohnsitz in Polen haben muss, dann muss man halt zu einer anderen Bank gehen. Wir wissen zu welcher.
Andere Vorschriften, die auf den ersten Blick verwirrend erscheinen, sind oft leicht einzuhalten, z. B. die Erlangung einer Personenkennzahl PESEL und die Einrichtung einer polnischen qualifizierten elektronische Unterschrift für den Geschäftsführer. Die muss er haben, sonst kann er z. B. den Jahresabschluss beim Registergericht nicht einreichen und auch die Eintragung im „Transparenzregister der tatsächlich Begünstigten" nicht vornehmen, was der Vermeidung von Geldwäsche dient.
So gibt es zahlreiche Detailfragen, bei denen es vor allem darauf ankommt, zu wissen, wie damit umzugehen ist. Und das ist meine Stärke, die auf meiner jahrzehntelangen praktischen Erfahrung beruht, die ich Ihnen gerne und bereitwillig zur Verfügung stelle.
Nutzen Sie die Erfahrungen anderer
Auf einiges, was neben der Kenntnis und Beachtung der formellen und gesetzlichen Bestimmungen bei der Errichtung einer Gesellschaft,
z. B. einerpolnischen Sp. z o. o., wesentlich und ausschlaggebend für den Erfolg ist, sei nachfolgend eingegangen:
- Gehen Sie nicht ins Ausland, solange Ihre Firma in Deutschland nicht konsolidiert ist!
- Verlassen Sie sich nie auf Fördermittel!
- Von Vorteil ist, wenn Sie ein wenig Polnisch verstehen.
- Trennen Sie sich bei der Übernahme oder bei der Verschmelzung mit einer bestehenden polnischen Gesellschaft konsequent von der alten Geschäftsführung, u. U. auch von den Gesellschaftern, aber verpflichten Sie sie unter Androhung drastischer Strafen zur Verschwiegenheit.
- Seien Sie so oft wie möglich vor Ort, in der Anfangsphase möglichst ständig.
- So gennannte „Joint Ventures" sind selten von langer Dauer.
- Entscheidend ist Ihr Mann vor Ort: Suchen und beschäftigen Sie einen polnischen Geschäftsführer/Unternehmensleiter Ihres Vertrauens. Zwingen Sie ihn mit allen Mitteln zur Loyalität: statten Sie ihn schrittweise mit allen erforderlichen Befugnissen und solchen Privilegien aus, die ihn an Sie binden. Behalten Sie ihn scharf im Auge. Er sollte Autorität bei den übrigen Mitarbeitern besitzen bzw. erlangen, über fachliche Kompetenz verfügen und in der Branche sowie mit den relevanten Behörden gut vernetzt sein.Ein Deutscher, der schon lange in Polen lebt, kann auch eine gute Lösung sein.
- Suchen Sie den Kontakt zu anderen deutschen Unternehmern in der Region, zur deutschen Botschaft in Warschau und/oder zu den deutschen Generalkonsulaten in Danzig, Breslau und Krakau, zu den deutschen Honorarkonsuln, zur deutsch-polnischen Industrie- und Handelskammer AHK Polen in Warschau sowie zu den lokalen Gruppen und Verbänden deutscher Unternehmer vor Ort.
- Vorsicht bei Großaufträgen der öffentlichen Hand! Schlimmste Erfahrungen beim Bau von Sportanlagen, Straßen und Autobahnen sind noch in schmerzhafter Erinnerung.
- Seien Sie offen gegenüber der Mentalität und den charakteristischen Eigenheiten Ihrer polnischen Mitarbeiter und Partner. Lernen Sie, damit umzugehen.
Lassen Sie sich helfen
Erschrecken Sie nicht vor der Vielzahl der vorstehenden Hinweise und Anmerkungen! Die gute Nachricht ist: Meine Kanzlei und ich, wir haben im Laufe der Zeit auf allen Gebieten viele, viele praktische Erfahrungen gesammelt, die wir für Sie bei Bedarf in anwendungsbereiter Form zur Verfügung halten. Aber Sie sehen auch, wie vielfältig die Herausforderungen sind, denen Sie sich stellen müssen. Dank der Zusammenarbeit mit uns werden Sie sich ihnen besser stellen können.
Unser Leistungsangebot reicht von der Ausführung von Due-Diligence-Prüfungen zur Bewertung polnischer Gesellschaften als Kandidaten für den Kauf bzw. die Verschmelzung, über die komplette Erledigung aller Formalitäten zur Firmengründung und die Eintragung ins Handelsregister, die Standortauswahl und Mitarbeitersuche einschließlich der Erstellung von Beschäftigungsverträgen bis hin zur Vermittlung von gewerbenahen Dienstleistern, wie z. B. Steuerberatern und Buchhaltern.
Ich biete Ihnen auf dem gesamten Weg von der Vorbereitung der Gründung einer Wirtschaftseinheit in Polen bis hin zur permanenten rechtlichen Beratung und Vertretung bei außergerichtlichen und gerichtlichen Auseinandersetzungen meinen vollen Service.
Ich bin einer der am längsten in Deutschland und Polen zugelassenen Rechtsanwälte und Advokaten und hatte daher viel Zeit und Gelegenheit umfangreiche Erfahrungen zu sammeln. Der Sitz meiner Kanzlei ist in Warschau, und mein Team besteht aus bilingualen deutschen und polnischen Muttersprachlern.
Kontakt:
Rechtsanwaltskanzlei
Dr. Jacek Franek
M.L.Eur.Adwokat (PL) Rechtsanwalt (D)
ul. Ledóchowskiej 5E/2
02-972 Warszawa/Polen
Tel.: +48 22 622 95 96
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